ERP voor installatiebedrijven
met projecten én servicewerk.
Nieuwbouwprojecten met een begroting naast storingen en onderhoud in regie — in één systeem, met dezelfde relaties, artikelen en uren. Uw monteurs werken op de telefoon, uw kantoor ziet direct wat elk werk kost.
Wat is ERP voor een installatiebedrijf?
ERP voor een installatiebedrijf is één systeem waarin projecten, servicewerk, planning, uren, materiaal, inkoop, facturatie en administratie samenkomen. Eén eigenschap is daarbij doorslaggevend: het moet zowel projectwerk met een begroting aankunnen als losse storings- en onderhoudsopdrachten in regie. Software die maar één van beide goed doet, dwingt u tot een tweede administratie ernaast — en daar begint het dubbele werk.
Twee soorten werk, drie systemen, één onduidelijk resultaat
Een installatiebedrijf leeft van twee stromen die zich anders gedragen. Projectwerk is voorspelbaar: er is een begroting, een planning en een aanneemsom. Servicewerk is dat niet: er komt een storing binnen, een monteur gaat erheen, en pas achteraf blijkt hoeveel uren en materiaal het heeft gekost.
In de praktijk leidt dat vaak tot een gereedschapskist aan systemen. Een calculatiepakket voor de projecten, een serviceapp voor de bonnen, een urenapp voor de registratie, een boekhoudpakket voor de facturen — en een rekenblad om te proberen daar één verhaal van te maken. Elk systeem doet zijn deel prima. Wat ontbreekt is het antwoord op de simpelste vraag die er is: wat heeft dit werk ons opgeleverd?
Dat antwoord ontbreekt niet omdat de gegevens er niet zijn, maar omdat ze in vier systemen staan die elkaars sleutels niet kennen. Een monteur die zijn uren in de ene app boekt en zijn materiaal in de andere, levert twee registraties op die niemand meer betrouwbaar aan elkaar knoopt.
Losse pakketten naast elkaar, of één platform
| Onderdeel | Losse pakketten | Bouwbaas |
|---|---|---|
| Relatiegegevens | In elk systeem apart onderhouden; adreswijzigingen lopen achter. | Eén relatiebeheer voor projecten, service, inkoop en facturatie. |
| Uren van de monteur | In een urenapp, met een export naar de rest. | Op de werkbon of het project, direct als kosten op het werk. |
| Materiaalverbruik | Vaak pas zichtbaar als de inkoopfactuur binnen is. | Vanaf de bon én vanuit inkoop, op hetzelfde werk. |
| Regie factureren | Uitzoeken wat al mee is geweest; risico op dubbel of vergeten. | Selecteren wat mee moet; gefactureerde regels vallen af. |
| Resultaat per werk | Achteraf handmatig samengesteld, als er tijd voor is. | Doorlopend zichtbaar, van storing tot project van een half jaar. |
Wat een installatiebedrijf hier doet
Dezelfde modules die een aannemer gebruikt, aangevuld met wat servicewerk nodig heeft.
Projectwerk én servicewerk
Een installatiebedrijf doet zelden alleen nieuwbouw. Naast projecten met een begroting loopt er service, onderhoud en storingswerk in regie. Beide stromen zitten hier in hetzelfde systeem.
- Projecten met begroting en budget
- Werkbonnen voor service en storing
- Onderhoudscontracten en keuringen
- Regie factureren op uren en materiaal
Werkbonnen op de telefoon
De monteur ziet zijn bonnen en agenda, meldt af op locatie, zet uren en gebruikt materiaal op de bon en voegt foto's toe. Alles wat hij vastlegt komt direct binnen.
- Eigen agenda en kaartweergave
- Uren en materiaal op de bon
- Foto's en documenten
- Meldingen vanuit het veld
Artikelen van uw groothandel
Koppel artikelbestanden per leverancier via 2BA, zodat u calculeert en boekt met actuele artikelnummers en prijzen in plaats van met een lijst van vorig jaar.
- 2BA-koppeling per leverancier
- Artikelen zoeken vanuit de bon
- Eigen artikelen daarnaast
- Prijzen bijwerken zonder herbouw
Materiaal dat op het werk landt
Wat de monteur verbruikt en wat er wordt ingekocht, komt op hetzelfde werk terecht. Daardoor klopt de kostprijs van een servicebon net zo goed als die van een project.
- Verbruik vanaf de werkbon
- Inkoop gekoppeld aan het werk
- Kostprijs en doorbelasting
- Voorraadgebruik zichtbaar
Keuringen en certificeringen
Materieel met een keuringsdatum en monteurs met certificeringen die verlopen — beide worden vastgelegd met vervaldatum, zodat u er niet achter komt op het moment dat het misgaat.
- Certificeringen met vervaldatum
- Keuringen op materieel
- Onderhoudsregistratie
- Documenten bij de relatie
Facturatie die aansluit
Termijnen bij projecten, regie bij servicewerk. In beide gevallen komt de factuur uit wat er is vastgelegd, niet uit een apart bestand.
- Termijn- en voortgangsfacturatie
- Regie op uren en materiaal
- Eigen factuurlogo
- Dubbel factureren uitgesloten
Van binnenkomende opdracht tot afgerond werk
Dezelfde zes stappen, of het nu om een storing van twee uur gaat of om een project van een half jaar.
Aanvraag of storing
Een projectaanvraag gaat naar calculatie; een storing of servicevraag wordt direct een werkbon met een afspraak.
Inplannen
Plan monteurs en ploegen per dag. De monteur ziet zijn eigen agenda; kantoor ziet de bezetting over het geheel.
Uitvoeren
Op locatie meldt de monteur af: uren, verbruikt materiaal, een omschrijving en foto's van wat er is gedaan.
Controleren
De uitvoerder of projectmanager fiatteert de uren en controleert de bon voordat er iets doorgaat naar de facturatie.
Factureren
Regiewerk factureert u op de goedgekeurde uren en materialen; projectwerk op termijn of voortgang.
Nakijken
Per werk ziet u wat het heeft gekost en opgeleverd — of dat nu een project van een half jaar of een storing van twee uur was.
Bedrijven die hier goed op passen
Hoe een overstap in de praktijk verloopt
Een ERP-invoering waarbij alles op één maandag omgaat, is voor de meeste installatiebedrijven geen realistische route. Het werk gaat door, de monteurs staan buiten en niemand heeft een week om te oefenen.
Daarom is Bouwbaas modulair. De gebruikelijke volgorde is beginnen bij relatiebeheer, werkbonnen en uren: dat raakt de meeste mensen, is het snelst uit te leggen en levert direct resultaat op omdat regie-uren niet meer weglekken. Daarna volgen calculatie en projecten, en als laatste inkoop, facturatie en de administratie.
Wat u zelf inricht en wat wij doen
Uw eigen omgeving wordt door ons ingericht en gevuld met uw basisgegevens. Bedrijfsgegevens, nummerreeksen, statussen, rollen, rechten en uw huisstijl — kleuren, logo en factuurlogo — stelt u daarna zelf in, per module, zonder dat daar een consultant bij nodig is.
Uw eigen omgeving, ook technisch
Iedere klant van Bouwbaas krijgt een volledig afzonderlijke applicatie en database, met eigen authenticatie, eigen opslag, eigen sleutels en eigen back-ups. Uw calculaties, klantgegevens en documenten staan dus niet in een database die u met andere installatiebedrijven deelt. Waarom dat zo is opgezet, leest u op de pagina over veiligheid en isolatie.
Veelgestelde vragen van installatiebedrijven
Wat installatie-, service- en onderhoudsbedrijven ons vragen voordat ze overstappen.
Verdiep u per onderdeel
Één systeem voor uw projecten én uw servicewerk
In een demo van dertig minuten lopen we een storing en een project naast elkaar door — van binnenkomende opdracht tot resultaat per werk.
Plan een demo