Urenregistratie in de bouw
die op de bouwplaats begint.
Uw mensen boeken hun uren op de telefoon, op het juiste project. De projectmanager fiatteert. Goedgekeurde uren tellen direct mee in de kostenbewaking — geen weekbriefjes, geen overtypwerk, geen verrassingen bij de nacalculatie.
Wat is urenregistratie in de bouw?
Urenregistratie in de bouw is het vastleggen welke medewerker hoeveel uren aan welk project en welke werkzaamheid heeft besteed. In een bouwbedrijf dient die registratie drie doelen tegelijk: ze voedt de loonadministratie, ze bepaalt de werkelijke arbeidskosten van een project, en bij regiewerk is ze de onderbouwing van de factuur. Daarom is een uur boeken op alleen een dag niet genoeg — het moet ook op een project en een werksoort.
Waarom weekbriefjes u meer kosten dan ze opleveren
In veel bouwbedrijven verloopt de urenregistratie nog via papier of een gedeeld rekenblad. De uitvoerder verzamelt vrijdag de briefjes, de administratie typt ze maandag over, en ergens in die keten gaat informatie verloren. Een briefje is onleesbaar, een projectnummer ontbreekt, iemand weet niet meer of hij dinsdag op het ene of het andere werk stond.
De echte kosten zitten niet in het overtypen. Ze zitten in de vertraging. Als u pas halverwege de volgende week weet hoeveel uren er op een project zijn gegaan, is de week waarin u had kunnen bijsturen al voorbij. Bij een project dat structureel meer uren vraagt dan begroot, betekent dat weken van weglekkende marge voordat iemand het opmerkt.
En bij regiewerk raakt het direct uw omzet. Uren die niet of te laat worden geregistreerd, worden niet gefactureerd. Niet omdat u ze niet had mogen doorberekenen, maar omdat achteraf niemand meer kan aantonen dat ze gemaakt zijn.
Wat de urenmodule voor u doet
Van registratie op de steiger tot goedgekeurde kosten op het project — in één stroom, zonder tussenstappen op papier.
Registreren op de bouwplaats
Uitvoerders en monteurs boeken hun uren op de telefoon, op het project en de werkzaamheid waar ze mee bezig zijn. Geen briefje dat vrijdagmiddag nog moet worden overgetypt.
- Werkt op telefoon en tablet
- Boeken op project en werksoort
- Favoriete projecten vooraan
- Ook vanuit een werkbon
Fiattering door de projectmanager
Ingediende uren komen in een goedkeuringsstroom. De projectmanager ziet per week wie wat heeft geboekt en keurt goed, corrigeert of stuurt terug met een reden.
- Weekoverzicht per medewerker
- Goedkeuren, afkeuren of corrigeren
- Reden bij afkeuring
- Volledige audittrail
Kostprijs en doorbelasting
Achter elk uur zit een kostprijs per functie en een tarief waarop u doorbelast. De medewerker ziet zijn uren; de kosten blijven waar ze horen.
- Kostprijs per functie
- Verkooptarief per project
- Overwerk en toeslagen
- Tarieven met ingangsdatum
Werkbonnen vanuit het veld
Voor service- en onderhoudswerk registreert de monteur een werkbon met uren, materiaal en een omschrijving van wat er is gedaan — inclusief foto's.
- Werkbon aanmaken en afmelden
- Uren en materiaal op de bon
- Foto's en documenten toevoegen
- Meldingen en eigen agenda
Direct in de kostenbewaking
Goedgekeurde uren tellen mee in de projectkosten. U ziet niet aan het eind van de maand hoe u ervoor staat, maar zodra de uren binnen zijn.
- Uren tegen urenbudget
- Kosten per project bijgewerkt
- Signaal bij overschrijding
- Basis voor de nacalculatie
Regie factureren zonder uitzoekwerk
Werkt u in regie, dan selecteert u de goedgekeurde uren en materialen en maakt daar direct een factuur van. Wat al gefactureerd is, kan niet nog een keer mee.
- Selecteren wat mee moet
- Uren en materiaal op één factuur
- Dubbel factureren uitgesloten
- Onderbouwing als bijlage
Een aparte omgeving voor het veld, niet een uitgeklede kantoorapp
Software die op kantoor prettig werkt, is op een bouwplaats meestal onbruikbaar. Kleine knoppen, diepe menu’s en schermen die uitgaan van een muis werken niet met werkhandschoenen aan, in de zon, met een telefoon in één hand.
Daarom heeft Bouwbaas een aparte veldomgeving. Die toont wat iemand buiten nodig heeft: zijn werkbonnen, zijn projecten, zijn agenda en zijn uren. Verder niets. Hij kan een bon afmelden, uren en materiaal erop zetten, foto’s toevoegen en een melding maken als er iets aan de hand is. Projecten waar hij vaak op staat, zet hij bij zijn favorieten zodat ze bovenaan blijven.
Waarom dat ook een beveiligingskeuze is
Een monteur hoeft geen inzicht te hebben in de marge op het project of in de gegevens van andere klanten. In Bouwbaas bepaalt zijn rol wat hij ziet, en die controle gebeurt op de server — niet door een menu-item te verbergen. Raakt een telefoon kwijt, dan is er via dat toestel geen toegang tot uw financiële administratie.
Van geboekt uur tot goedgekeurde projectkosten
Zes stappen die zich elke week herhalen, waarvan er vijf minder dan een minuut kosten.
Inrichten
Leg functies, kostprijzen en verkooptarieven vast, en bepaal welke werksoorten uw mensen kunnen kiezen. Eén keer goed, daarna zelden aanpassen.
Registreren
De medewerker boekt uren op zijn telefoon, op het project waar hij staat. Bij service- en onderhoudswerk gaat dat via een werkbon.
Indienen
Aan het eind van de dag of de week dient de medewerker zijn uren in. Vanaf dat moment liggen ze vast en zijn ze niet meer stilletjes te wijzigen.
Fiatteren
De projectmanager beoordeelt de week: goedkeuren, corrigeren of terugsturen met een reden. Alles wat hij doet, wordt vastgelegd.
Doorrekenen
Goedgekeurde uren landen als kosten op het project en lopen mee in budget versus werkelijk en in de verwachte marge.
Factureren of afsluiten
Bij regiewerk factureert u de goedgekeurde uren rechtstreeks. Bij aangenomen werk vormen ze de basis voor uw nacalculatie.
Wat urenregistratie per functie oplevert
Wat kost urenregistratie voor de bouw?
Bouwbaas hanteert geen tarief dat op de website staat, omdat de prijs afhangt van het aantal gebruikers, de modules die u activeert en het feit dat iedere klant een eigen afgeschermde omgeving krijgt. Bij urenregistratie speelt bovendien mee dat niet iedere gebruiker hetzelfde gebruikt: iemand die alleen zijn uren boekt op de bouwplaats zit anders in het systeem dan een werkvoorbereider die er de hele dag mee werkt.
De rekensom die er werkelijk toe doet
Zet de kosten niet af tegen een gratis rekenblad, maar tegen twee dingen die nu al geld kosten. Het eerste zijn de administratieve uren die opgaan aan verzamelen, overtypen en navragen. Het tweede — meestal het grootste — zijn regie-uren die niet gefactureerd worden omdat de onderbouwing ontbreekt. Dat tweede punt is per bedrijf anders, en juist daarom bespreken we het liever aan de hand van uw eigen cijfers dan met een algemeen percentage op een website.
Waarom niet zomaar een urenapp
Uren staan niet op zichzelf
Een losse urenapp levert een export op die iemand ergens moet inlezen. Hier landen uren rechtstreeks op het project waarop u bewaakt en factureert.
Terug naar de calculatie
Omdat de begroting in hetzelfde systeem staat, kunt u geboekte uren afzetten tegen uw normtijden en uw normen daarop bijstellen.
Gemaakt voor buiten
Een aparte veldomgeving voor telefoon en tablet, met alleen wat iemand op de bouwplaats nodig heeft.
Aantoonbaar vastgelegd
Indienen, goedkeuren en corrigeren worden geregistreerd in het auditlog. Handig bij discussie, noodzakelijk bij controle.
Veelgestelde vragen over urenregistratie
Wat bouwbedrijven ons vragen voordat ze overstappen van briefjes naar Bouwbaas.
Waar uren op aansluiten
Van weekbriefjes naar uren die direct meetellen
In een demo van dertig minuten laten we de veldomgeving zien zoals uw mensen hem gebruiken, en volgen we één uur van registratie tot goedgekeurde projectkosten.
Plan een demo