Privacyverklaring

Bouwbaas is een handelsnaam van:

Handelsonderneming Budding
Groeneweg 48
6871 DD Renkum
Nederland
KvK: 83574905
E-mail: info@mijnbouwbaas.nl
Telefoon: 06 52 30 89 70

Hierna noemen wij ons Bouwbaas, wij, ons of onze.

Bouwbaas kan afhankelijk van de verwerking optreden als verwerkingsverantwoordelijke of als verwerker in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming.

Bouwbaas is in beginsel zelf verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die wij verwerken voor onze eigen bedrijfsvoering. Dit geldt onder andere voor:

• bezoekers van mijnbouwbaas.nl
• personen die een contactformulier invullen
• personen die een demo aanvragen
• potentiële klanten
• klanten en zakelijke contactpersonen
• leveranciers en zakelijke partners
• gebruikersgegevens die noodzakelijk zijn voor beheer en beveiliging
• administratieve gegevens
• facturatiegegevens
• communicatie met Bouwbaas
• beveiligingslogs
• websiteanalyse
• cookies waarvoor Bouwbaas zelf het doel en de middelen bepaalt

Voor deze verwerkingen bepaalt Bouwbaas waarom en op welke wijze persoonsgegevens worden verwerkt.

Wanneer een klant Bouwbaas gebruikt om persoonsgegevens binnen zijn eigen bedrijfsomgeving te verwerken, is de klant in beginsel de verwerkingsverantwoordelijke en treedt Bouwbaas op als verwerker. Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op gegevens over:

• werknemers
• ingehuurde medewerkers
• klanten van onze klanten
• leveranciers
• contactpersonen
• onderaannemers
• projectmedewerkers
• urenregistraties
• werkbonnen
• financiële administratie
• inkoopdocumenten
• verkoopdocumenten
• projectdocumentatie
• communicatie
• bijlagen
• gebruikersaccounts
• overige informatie die de klant zelf binnen Bouwbaas opslaat

Bouwbaas verwerkt deze gegevens uitsluitend in opdracht van de betreffende klant en overeenkomstig de toepasselijke verwerkersovereenkomst, tenzij een wettelijke verplichting ons tot een andere verwerking verplicht.

De klant blijft zelf verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de persoonsgegevens die hij in Bouwbaas verwerkt, de doeleinden waarvoor hij deze gebruikt en het informeren van betrokken personen.

Welke gegevens wij verwerken hangt af van uw relatie met Bouwbaas en van de diensten die u gebruikt. Wij kunnen onder andere de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken.

Contact- en identificatiegegevens

Zoals: naam, bedrijfsnaam, functie, e-mailadres, telefoonnummer, zakelijke adresgegevens en correspondentie.

Account- en gebruikersgegevens

Zoals: naam, gebruikersnaam, e-mailadres, organisatie, rol, functie, autorisaties, accountstatus, authenticatiegegevens, laatste inlogmoment, voorkeuren en instellingen.

Wanneer binnen onze systemen wachtwoordauthenticatie wordt toegepast, slaan wij wachtwoorden niet als leesbare tekst op.

Technische gegevens

Wij kunnen technische gegevens verwerken die noodzakelijk zijn om onze websites en dienstverlening te laten functioneren en beveiligen. Dit kunnen onder andere zijn: IP-adres, datum en tijdstip, apparaat, browser, besturingssysteem, sessiegegevens, loggegevens, foutmeldingen, beveiligingsgebeurtenissen, gebruikte functionaliteiten, herkomstpagina en bezochte pagina's.

Demo- en contactaanvragen

Wanneer u contact met ons opneemt of een demo aanvraagt, kunnen wij onder andere verwerken: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, aantal medewerkers, website, inhoud van de aanvraag en correspondentie over de aanvraag.

Contract- en administratiegegevens

Bij klanten, leveranciers en zakelijke relaties kunnen wij onder andere verwerken: bedrijfsgegevens, contactpersonen, contractgegevens, abonnementsgegevens, factuurgegevens, betaalstatus, correspondentie en supportinformatie.

Gebruik van het Bouwbaas-platform

Voor zover dit noodzakelijk is voor dienstverlening, ondersteuning, beveiliging en auditdoeleinden kunnen gegevens worden geregistreerd over het gebruik van Bouwbaas, zoals inlogmomenten, gebruikersactiviteiten, wijzigingen, uitgevoerde acties, auditlogs, foutmeldingen en beveiligingsmeldingen.

De inhoudelijke bedrijfsgegevens in een klantomgeving verwerken wij in beginsel namens de betreffende klant.

Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor gerechtvaardigde en vooraf bepaalde doeleinden. Dit kunnen onder andere zijn:

• leveren en beschikbaar stellen van Bouwbaas
• registreren en beheren van accounts
• authenticatie en autorisatie
• uitvoeren van overeenkomsten
• aanbieden van proefomgevingen en uitvoeren van demo's
• beantwoorden van vragen en leveren van ondersteuning
• facturatie en financiële administratie
• beveiligen van systemen en voorkomen van fraude
• onderzoeken van misbruik en beveiligingsincidenten
• maken van back-ups en uitvoeren van technisch onderhoud
• oplossen van fouten
• naleven van wettelijke verplichtingen en behandelen van juridische geschillen
• verbeteren van onze website en dienstverlening
• meten van websitegebruik en zakelijke communicatie
• beschermen van onze rechten

Wij gebruiken persoonsgegevens niet zonder geldige grondslag voor doeleinden die onverenigbaar zijn met het doel waarvoor de gegevens oorspronkelijk zijn verzameld.

Afhankelijk van de situatie baseren wij verwerking op één of meer grondslagen uit de AVG.

Uitvoering van een overeenkomst

Wij verwerken persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is om een overeenkomst uit te voeren of om op verzoek van een betrokkene maatregelen te nemen voordat een overeenkomst wordt gesloten. Dit kan bijvoorbeeld gelden voor een demo, een proefomgeving, een abonnement, ondersteuning en accountbeheer.

Wettelijke verplichting

Wij verwerken bepaalde gegevens wanneer dit noodzakelijk is om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Dit geldt bijvoorbeeld voor fiscale en administratieve bewaarplichten.

Gerechtvaardigd belang

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd belang van Bouwbaas of een derde en de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkene niet zwaarder wegen. Onze gerechtvaardigde belangen kunnen onder andere bestaan uit beveiliging, fraudepreventie, bedrijfscontinuïteit, verbetering van dienstverlening, administratie, zakelijke communicatie en bescherming van juridische belangen. Waar noodzakelijk maken wij een belangenafweging.

Toestemming

Wanneer toestemming wettelijk vereist is, vragen wij toestemming voordat de betreffende verwerking plaatsvindt. Een gegeven toestemming kan altijd worden ingetrokken voor toekomstige verwerkingen. Het intrekken van toestemming maakt eerdere verwerkingen die op toestemming waren gebaseerd niet met terugwerkende kracht onrechtmatig.

Wanneer u via mijnbouwbaas.nl contact met ons opneemt of een demo aanvraagt, gebruiken wij de verstrekte gegevens om uw aanvraag te behandelen, contact met u op te nemen, een demonstratie in te plannen, vragen te beantwoorden, te beoordelen of Bouwbaas aansluit bij uw organisatie en een eventuele zakelijke relatie tot stand te brengen.

Wij vragen alleen gegevens die redelijkerwijs nodig zijn voor deze doeleinden. Gegevens uit een aanvraag kunnen worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de aanvraag en voor een eventuele zakelijke relatie.

Wanneer geen overeenkomst tot stand komt, verwijderen of anonimiseren wij gegevens zodra deze niet langer redelijkerwijs noodzakelijk zijn. Gegevens kunnen langer worden bewaard wanneer dit noodzakelijk is vanwege een wettelijke verplichting, juridisch geschil, fraudepreventie of beveiligingsincident.

Onze website maakt gebruik of kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken. Cookies zijn kleine bestanden die op of via uw apparaat kunnen worden opgeslagen. Wij kunnen gebruikmaken van de volgende categorieën.

Noodzakelijke cookies

Deze cookies zijn noodzakelijk om de website en bepaalde functionaliteiten correct en veilig te laten functioneren. Voor strikt noodzakelijke cookies is in beginsel geen toestemming vereist.

Voorkeurscookies

Deze cookies kunnen worden gebruikt om voorkeuren van bezoekers te onthouden. Wanneer toestemming wettelijk vereist is, worden deze cookies pas geplaatst nadat daarvoor toestemming is gegeven.

Analytische cookies

Wij kunnen analytische cookies gebruiken om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website. Hiermee kunnen wij bijvoorbeeld meten welke pagina's worden bezocht, hoe lang, met welke apparaten, hoe bezoekers op onze website terechtkomen en welke onderdelen worden gebruikt. Wanneer toestemming wettelijk vereist is, worden deze cookies pas geplaatst nadat daarvoor toestemming is gegeven.

Marketing- en trackingcookies

Wanneer wij marketing-, advertentie- of trackingcookies gebruiken waarvoor toestemming vereist is, worden deze niet geplaatst voordat geldige toestemming is verkregen. Toestemming kan via de cookie-instellingen worden gewijzigd of ingetrokken.

Bouwbaas maakt gebruik of kan gebruikmaken van Google Analytics om inzicht te krijgen in het gebruik en functioneren van mijnbouwbaas.nl. Afhankelijk van onze configuratie kan daarbij informatie worden verwerkt over bezochte pagina's, duur en tijdstip van bezoeken, apparaat, browser, globale locatie, verkeersbron, interacties en technische identifiers.

Wanneer daarvoor op grond van de wet toestemming vereist is, wordt Google Analytics pas geactiveerd nadat toestemming is verkregen via onze cookie-instellingen.

Wij proberen Google Analytics zo privacyvriendelijk mogelijk in te richten en verzamelen daarbij niet bewust meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor webanalyse. De bewaartermijn binnen Google Analytics wordt door Bouwbaas ingesteld en periodiek beoordeeld. Google kan in bepaalde gevallen zelfstandig persoonsgegevens verwerken overeenkomstig de eigen voorwaarden en privacydocumentatie van Google.

Bouwbaas maakt voor haar dienstverlening gebruik van externe dienstverleners. Dit kunnen bijvoorbeeld partijen zijn die diensten leveren op het gebied van cloudhosting, databasehosting, opslag, back-ups, e-mail, authenticatie, monitoring, beveiliging, analytics, administratie, betaling, technische ondersteuning, communicatie en kunstmatige intelligentie.

Wanneer een externe partij namens Bouwbaas persoonsgegevens verwerkt, maken wij waar vereist contractuele afspraken over privacy en beveiliging. Wij verlangen van onze leveranciers dat zij passende technische en organisatorische maatregelen treffen.

Wanneer Bouwbaas optreedt als verwerker voor een klant, kunnen aanvullende afspraken over subverwerkers worden vastgelegd in de verwerkersovereenkomst.

Bouwbaas kan functionaliteiten aanbieden waarbij kunstmatige intelligentie of geautomatiseerde verwerking wordt gebruikt. Dit kan bijvoorbeeld worden gebruikt voor documentherkenning, factuurherkenning, classificatie, gegevensstructurering, ondersteuning bij invoer, ondersteuning bij zoekopdrachten en automatische suggesties.

Wanneer dergelijke functionaliteiten worden gebruikt, verwerken wij persoonsgegevens uitsluitend voor het betreffende doel. Wanneer externe AI-dienstverleners worden ingezet, maken wij waar nodig passende contractuele afspraken.

Klantgegevens worden door Bouwbaas niet gebruikt om algemene AI-modellen voor derden te trainen, tenzij dit uitdrukkelijk is overeengekomen en juridisch is toegestaan.

Wanneer een klant zelf een externe AI-dienstverlener of eigen API-sleutel koppelt, kunnen de voorwaarden en privacyregels van die externe partij van toepassing zijn. De klant is verantwoordelijk voor de keuze welke gegevens via optionele AI-functionaliteiten worden verwerkt.

Bouwbaas verkoopt persoonsgegevens niet. Wij verstrekken persoonsgegevens niet aan derden voor hun zelfstandige commerciële doeleinden zonder geldige wettelijke grondslag. Wanneer toestemming wettelijk vereist is, wordt deze vooraf gevraagd.

Wij streven ernaar persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen Nederland en de Europese Economische Ruimte te verwerken. Sommige leveranciers kunnen internationaal opereren of gebruikmaken van infrastructuur buiten de Europese Economische Ruimte.

Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven naar een land buiten de Europese Economische Ruimte zorgen wij waar vereist voor een geldige juridische grondslag en passende waarborgen. Dit kan bijvoorbeeld plaatsvinden op basis van een adequaatheidsbesluit, standaardcontractbepalingen, een erkend internationaal doorgiftemechanisme of andere wettelijke waarborgen. Waar noodzakelijk treffen wij aanvullende technische, organisatorische of contractuele maatregelen.

Bouwbaas neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Deze maatregelen zijn onder andere gericht op bescherming tegen verlies, onbevoegde toegang, onrechtmatige verwerking, ongewenste wijziging, vernietiging, openbaarmaking en misbruik.

Afhankelijk van de omgeving en dienstverlening kunnen maatregelen onder andere bestaan uit:

• versleutelde communicatie
• toegangsbeveiliging en rolgebaseerde autorisaties
• logging, monitoring en auditregistratie
• gescheiden klantomgevingen, databases en opslag
• back-ups en herstelprocedures
• beheer van secrets en toegangsgegevens
• beveiligingsupdates en beperking van beheerrechten

Geen enkel digitaal systeem kan absolute veiligheid garanderen. Bouwbaas verplicht zich daarom passende maatregelen te treffen die rekening houden met de stand van de techniek, uitvoeringskosten, aard, omvang, context, doeleinden en risico's van de verwerking. Deze bepaling vormt geen beperking van wettelijke rechten of verplichtingen.

Waar een klant gebruikmaakt van de daarvoor ingerichte Bouwbaas-architectuur, wordt de klantomgeving technisch gescheiden van omgevingen van andere klanten. Bouwbaas kan onder andere gebruikmaken van afzonderlijke applicatieomgevingen, databases, opslag, secrets, authenticatieconfiguraties en back-ups.

De exacte technische inrichting kan in de loop van de tijd wijzigen als gevolg van beveiligingsverbeteringen, technische ontwikkelingen of wijzigingen in onze infrastructuur. Wij streven er daarbij naar dat het overeengekomen beveiligingsniveau minimaal behouden blijft.

Technische architectuurbeschrijvingen op onze website zijn informatief. Aan algemene technische omschrijvingen kunnen geen garanties worden ontleend die verder gaan dan hetgeen uitdrukkelijk contractueel is overeengekomen.

Om misbruik, fouten en beveiligingsincidenten te voorkomen en onderzoeken, kunnen wij technische en auditgegevens registreren. Logs kunnen onder andere bevatten: gebruikers-ID, IP-adres, datum, tijd, uitgevoerde actie, technische gegevens, authenticatiegebeurtenissen, beveiligingsmeldingen en foutmeldingen.

Audit- en beveiligingslogs kunnen gedurende een passende periode worden bewaard wanneer dit noodzakelijk is voor beveiliging, controle, fraudepreventie, bewijsvoering, foutonderzoek, wettelijke verplichtingen of contractuele verplichtingen. De toegang tot dergelijke gegevens wordt zoveel mogelijk beperkt tot personen die deze gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben.

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld. Wanneer een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of gerechtvaardigd is, kunnen gegevens langer worden bewaard.

Bij het bepalen van een bewaartermijn kijken wij onder andere naar de aard van de gegevens, het doel van de verwerking, wettelijke bewaarplichten, contractuele verplichtingen, beveiligingsbelangen, verjaringstermijnen en de noodzaak om geschillen af te handelen.

Financiële en fiscale administratie wordt bewaard overeenkomstig de geldende wettelijke bewaartermijnen. Gegevens van actieve klantrelaties kunnen gedurende de looptijd van de overeenkomst worden bewaard. Na beëindiging kunnen gegevens worden bewaard voor zover dit noodzakelijk is vanwege wettelijke verplichtingen, beveiliging of mogelijke rechtsvorderingen.

Back-ups kunnen persoonsgegevens gedurende een beperkte aanvullende periode bevatten totdat deze volgens de normale back-upcyclus worden overschreven of verwijderd.

Wanneer een klant de dienstverlening beëindigt, worden klantgegevens verwijderd overeenkomstig de afspraken met de klant en de toepasselijke verwerkersovereenkomst. Waar dit contractueel is overeengekomen, kan voorafgaand aan verwijdering gelegenheid worden geboden om gegevens te exporteren.

Gegevens kunnen na beëindiging nog tijdelijk aanwezig zijn in beveiligde back-ups, technische logs, administratie en dossiers die vanwege een wettelijke verplichting of een rechtsvordering moeten worden bewaard. Daarna worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd volgens onze geldende procedures.

Bouwbaas heeft geen volledige controle over welke persoonsgegevens klanten binnen hun eigen omgeving invoeren. De klant is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de gegevens, de aanwezigheid van een geldige grondslag, het informeren van betrokkenen, juiste gebruikersrechten, de juistheid van gegevens, bewaartermijnen en de afhandeling van verzoeken van betrokkenen.

Wanneer wij vaststellen dat gegevens kennelijk onrechtmatig worden verwerkt, kunnen wij maatregelen nemen wanneer dat op grond van de wet, overeenkomst of beveiliging noodzakelijk is.

Bouwbaas is niet primair bedoeld voor het verwerken van bijzondere persoonsgegevens, tenzij de betreffende functionaliteit en overeenkomst daar uitdrukkelijk in voorzien. Onder bijzondere persoonsgegevens vallen onder andere gegevens over gezondheid, religie, politieke opvattingen, ras of etniciteit, seksuele gerichtheid, genetische gegevens en biometrische gegevens voor unieke identificatie.

Klanten dienen dergelijke gegevens niet in Bouwbaas op te slaan wanneer dit niet noodzakelijk en rechtmatig is. Bouwbaas aanvaardt geen zelfstandige grondslag namens de klant voor het verwerken van dergelijke gegevens.

Bouwbaas neemt voor haar eigen bedrijfsvoering niet uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking beslissingen over personen die rechtsgevolgen hebben of hen anderszins in aanmerkelijke mate treffen, tenzij dit uitdrukkelijk wordt vermeld en juridisch is toegestaan.

Functionaliteiten waarmee klanten gegevens analyseren, classificeren of automatiseren kunnen ondersteuning bieden bij werkzaamheden. De klant blijft verantwoordelijk voor de wijze waarop dergelijke uitkomsten binnen zijn organisatie worden gebruikt.

Wanneer Bouwbaas verwerkingsverantwoordelijke is, kunt u afhankelijk van de situatie gebruikmaken van verschillende privacyrechten. Dit zijn onder andere:

• recht op inzage
• recht op rectificatie
• recht op verwijdering
• recht op beperking van verwerking
• recht op gegevensoverdraagbaarheid
• recht van bezwaar
• recht om toestemming in te trekken
• rechten met betrekking tot bepaalde geautomatiseerde besluiten

Deze rechten zijn niet in iedere situatie absoluut. Wij kunnen een verzoek geheel of gedeeltelijk weigeren wanneer de AVG of andere toepasselijke wetgeving daarvoor een geldige grond biedt. Wij kunnen aanvullende informatie vragen wanneer dit redelijkerwijs noodzakelijk is om uw identiteit vast te stellen.

Een verzoek kan worden ingediend via info@mijnbouwbaas.nl. Wij behandelen verzoeken binnen de wettelijk geldende termijn.

Wanneer persoonsgegevens door een klant binnen Bouwbaas worden verwerkt en Bouwbaas daarbij uitsluitend als verwerker optreedt, dient een betrokkene zijn verzoek in beginsel bij die klant in.

Bouwbaas ondersteunt de klant voor zover dit op grond van de AVG en de verwerkersovereenkomst noodzakelijk is. Wij beoordelen een dergelijk verzoek niet zelfstandig inhoudelijk wanneer de betreffende klant verwerkingsverantwoordelijke is, tenzij de wet ons daartoe verplicht.

Wanneer u van mening bent dat uw persoonsgegevens niet op de juiste wijze worden verwerkt, kunt u eerst contact met ons opnemen via info@mijnbouwbaas.nl.

Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Bouwbaas hanteert procedures voor het signaleren, onderzoeken en afhandelen van beveiligingsincidenten en datalekken.

Wanneer Bouwbaas als verwerker optreedt en een datalek vaststelt dat persoonsgegevens van een klant betreft, informeren wij de betreffende klant overeenkomstig de wettelijke en contractuele afspraken. Wanneer Bouwbaas zelf verwerkingsverantwoordelijke is, beoordelen wij of een incident overeenkomstig de AVG moet worden gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens en eventueel aan betrokkenen.

Onze websites of applicaties kunnen verwijzingen bevatten naar websites, integraties of diensten van derden. Bouwbaas is niet verantwoordelijk voor de privacypraktijken van onafhankelijke derde partijen wanneer zij zelf het doel en de middelen van hun verwerking bepalen.

Wij adviseren gebruikers de privacyverklaring en voorwaarden van de betreffende externe partij te raadplegen.

Bouwbaas kan deze privacyverklaring wijzigen. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer onze dienstverlening of technische infrastructuur verandert, nieuwe functionaliteiten worden toegevoegd, wetgeving verandert, toezichthouders nieuwe richtlijnen publiceren of onze gegevensverwerkingen veranderen.

De meest actuele versie wordt gepubliceerd op https://www.mijnbouwbaas.nl/privacy. Bovenaan deze verklaring staat de datum van de huidige versie.

Bij belangrijke wijzigingen kunnen wij betrokkenen daar aanvullend over informeren wanneer dit gezien de aard van de wijziging noodzakelijk is. Het blijven gebruiken van onze dienstverlening vervangt geen toestemming wanneer volgens de wet afzonderlijke toestemming vereist is.

Deze privacyverklaring beschrijft op hoofdlijnen hoe Bouwbaas met persoonsgegevens omgaat. Bouwbaas spant zich in om de informatie in deze verklaring juist en actueel te houden. Technische systemen, leveranciers, wetgeving en dienstverlening kunnen echter veranderen.

Wanneer informatie in deze privacyverklaring door een wijziging tijdelijk niet volledig overeenkomt met de actuele technische situatie, zal Bouwbaas deze informatie zo spoedig redelijkerwijs mogelijk aanpassen. Deze bepaling beperkt geen rechten die betrokkenen op grond van de AVG of andere dwingendrechtelijke wetgeving hebben.

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens door Bouwbaas, neem dan contact met ons op.

Bouwbaas
Handelsonderneming Budding
Groeneweg 48
6871 DD Renkum
Nederland
E-mail: info@mijnbouwbaas.nl
Telefoon: 06-52308970
KvK: 83574905