Inkoop en factuurverwerking
die aan het project vastzitten.
Van inkooporder uit de begroting tot afgeletterde betaling. Elke verplichting, factuur en betaling blijft gekoppeld aan het project waar hij bij hoort — zodat uw kostenbewaking klopt zonder dat iemand achteraf facturen moet toewijzen.
Wat is factuurverwerking in de bouw?
Factuurverwerking in de bouw is het traject van binnengekomen inkoopfactuur tot betaalde en geboekte post: uitlezen, koppelen aan de juiste order en het juiste project, laten goedkeuren, boeken en afletteren tegen de bankafschrijving. Wat het in de bouw bijzonder maakt is die projectkoppeling — een factuur die niet aan een project hangt, verdwijnt uit de kostenbewaking en vertekent de marge van het werk.
Waarom inkoop de blinde vlek is in de projectadministratie
Uren worden in de meeste bouwbedrijven wel bijgehouden. Inkoop niet, of pas als de factuur binnen is. Terwijl inkoop bij veel werken het grootste deel van de projectkosten is: materiaal, onderaanneming, materieel, huur.
Dat komt doordat inkoop verspreid gebeurt. De uitvoerder belt de leverancier, de werkvoorbereider mailt een bestelling, de projectmanager geeft een onderaannemer mondeling opdracht. Er is geen moment waarop iemand vastlegt: dit is toegezegd, dit gaat ten laste van dit project. Pas weken later komt de factuur, en dan moet de administratie raden bij welk werk hij hoort.
Het gevolg is dubbel. Tijdens de uitvoering ziet u te weinig kosten, want alleen binnengekomen facturen tellen mee. En na afloop blijkt de marge lager dan gedacht, zonder dat iemand precies kan aanwijzen waar het is weggelopen. De administratie klopt uiteindelijk wel — alleen te laat om er nog iets aan te doen.
Van bestelling tot betaalde factuur
Eén stroom, waarin elke stap voortbouwt op de vorige en niets losraakt van het project.
Inkooporders uit de begroting
Zet een order uit op basis van wat er begroot is, in plaats van op een schatting per mail. De order koppelt zichzelf aan het project en de begrotingspost.
- Order vanuit de calculatieregel
- Leverancier uit relatiebeheer
- Gekoppeld aan project en post
- Order als pdf naar de leverancier
Verplichtingenoverzicht
Zodra een order is uitgezet, is het bedrag toegezegd. Dat telt mee in de kostenbewaking, ook als de factuur nog moet komen.
- Openstaande verplichtingen per project
- Besteld versus geleverd
- Ontvangen maar niet gefactureerd
- Signaal bij budgetoverschrijding
Inkoopfacturen herkennen
Een binnengekomen factuur wordt uitgelezen: leverancier, factuurnummer, datum, bedragen en btw worden voorgesteld. U controleert in plaats van in te typen.
- Gegevens automatisch voorgesteld
- Herkenning van de leverancier
- Btw-regels per bedrag
- Altijd door een mens bevestigd
Goedkeuringsstroom
Facturen gaan langs de verantwoordelijke voordat er betaald wordt. Wie goedkeurt en wanneer, wordt vastgelegd in het auditlog.
- Fiattering per factuur
- Koppelen aan order en project
- Afkeuren met reden
- Onweerlegbare audittrail
Boekhouding
Volwaardig dubbel boekhouden met inkoop- en verkoopdagboek, grootboek en btw-overzicht. De projectadministratie en de financiële administratie zijn dezelfde administratie.
- Dagboeken en grootboek
- Btw-overzicht
- Openstaande posten
- Kosten direct op het project
Bank en afletteren
Lees uw bankafschriften in of koppel de bank rechtstreeks. Betalingen worden voorgesteld bij de bijbehorende factuur; de match wordt beter naarmate u hem gebruikt.
- CAMT- en MT940-import
- Directe bankkoppeling (PSD2)
- Herkenning op IBAN en kenmerk
- Deelbetalingen en verschillen
De zes stappen van een inkoop
Elke stap legt iets vast dat de volgende stap makkelijker maakt — en die het project bewaakbaar houdt.
Order uitzetten
Vanuit de begroting zet u een inkooporder uit bij een leverancier of onderaannemer, gekoppeld aan het project en de post.
Verplichting vastleggen
Het orderbedrag telt vanaf dat moment mee als toegezegd geld in de kostenbewaking van het project.
Levering ontvangen
Registreer wat er geleverd is. Het verschil tussen besteld, geleverd en gefactureerd blijft zichtbaar.
Factuur binnen
De factuur wordt uitgelezen en aan de order gekoppeld. Afwijkingen tussen order en factuur springen eruit.
Goedkeuren
De verantwoordelijke fiatteert. Pas daarna staat de factuur klaar om betaald te worden, en telt hij als projectkosten.
Betalen en afletteren
De betaling komt via de bank binnen en wordt automatisch voorgesteld bij de juiste factuur. U bevestigt en de post is af.
Afletteren dat beter wordt naarmate u het gebruikt
Bankafschriften verwerken is precies het soort werk waarvoor software bedoeld is: veel herhaling, weinig oordeel, grote gevolgen bij een fout. Toch gebeurt het in veel bedrijven nog handmatig, regel voor regel.
Bouwbaas haalt transacties op via een CAMT- of MT940-import of via een directe bankkoppeling, en zoekt bij elke transactie de best passende openstaande post. Dat gebeurt niet op één kenmerk maar op een combinatie: bedrag, IBAN, betalingskenmerk en de relatie waar de rekening bij hoort. Voorstellen met een hoge zekerheid bevestigt u in één handeling; twijfelgevallen legt het systeem aan u voor in plaats van er zelf een gok op te wagen.
Wat er gebeurt bij deelbetalingen en verschillen
Een klant die een factuur in twee termijnen betaalt, of een leverancier die een creditnota verrekent, zorgt in veel systemen voor handwerk. Hier kunt u een transactie over meerdere posten verdelen, deelbetalingen registreren zonder de post te sluiten, en kleine verschillen — een afrondingsverschil, ingehouden betalingskorting — apart wegboeken met een reden.
Koppelingen die u handmatig maakt, worden onthouden. Betaalt dezelfde leverancier de volgende maand op dezelfde manier, dan wordt die betaling meteen goed voorgesteld. Het systeem wordt daardoor sneller naarmate uw administratie langer draait.
Onderaannemers: WKA, G-rekening en certificeringen
Wie met onderaannemers werkt, heeft meer nodig dan een adres en een bankrekening. De Wet ketenaansprakelijkheid maakt u medeverantwoordelijk voor de loonheffingen van partijen die u inschakelt, en dat vraagt om vastlegging: een G-rekening, actuele verklaringen, en zicht op welke certificeringen wanneer verlopen.
In Bouwbaas staan die gegevens op de leverancierskaart, met een eigen tabblad voor WKA en één voor certificeringen inclusief vervaldatum. Documenten hangen bij de relatie waar ze bij horen, met drag & drop toe te voegen. Bij het uitzetten van een order heeft u die informatie dus bij de hand, in plaats van in een map op een netwerkschijf.
Nieuwe relaties hoeft u niet handmatig in te typen: via de KVK-koppeling zoekt u een bedrijf op en neemt u de officiële gegevens over. Dat scheelt tijd en voorkomt tikfouten in namen en nummers die later in facturen en aanmaningen terugkomen.
Wat kost dit voor ons bedrijf?
Wij noemen geen standaardtarief, omdat de prijs afhangt van het aantal gebruikers, de modules die u activeert en de eigen afgeschermde omgeving die iedere klant krijgt. Voor inkoop en factuurverwerking komen daar twee vragen bij: hoeveel facturen verwerkt u per maand, en neemt u de boekhouding mee of blijft u bij uw huidige pakket met een koppeling?
Meenemen of koppelen?
Beide kan. De boekhouding meenemen in Bouwbaas heeft als voordeel dat projectadministratie en financiële administratie dezelfde administratie zijn: geen exports, geen verschillen tussen twee systemen. Uw huidige pakket houden en koppelen — bijvoorbeeld met Business Central of Exact — ligt voor de hand wanneer uw accountant daarin werkt of wanneer er meer in staat dan alleen bouwprojecten. In een gesprek bepalen we samen welke route bij uw situatie past.
Veelgestelde vragen over inkoop en facturen
Wat bouwbedrijven willen weten voordat ze hun inkoopstroom overzetten.
Waar dit op aansluit
Geen factuur meer die losraakt van zijn project
In een demo van dertig minuten volgen we één inkoop van order tot afgeletterde betaling, en laten we zien wat dat doet met uw projectmarge.
Plan een demo