Direct naar inhoud
Bouwbaas
Plan een demo
Documentbeheer

Documentbeheer voor bouwprojecten,
op de plek waar u het zoekt.

Bewaar documenten, foto's en offertes centraal en koppel ze aan het project, werk, de relatie, de factuur of de werkbon waar ze bij horen. Zo vindt u ze terug via uw project of relatie — niet door te zoeken wie het waar had opgeslagen.

Plan een demoTerug naar bouwsoftware

Wat is documentbeheer in de bouw?

Documentbeheer in de bouw is het centraal bewaren en ordenen van alle documenten die bij uw projecten horen: foto's, offertes, inkoopdocumenten, werkbonnen en meer. In Bouwbaas bewaart u die niet in losse mappen, maar gekoppeld aan het project, het werk, de relatie, de factuur of de werkbon waar ze bij horen — zodat ze staan waar u ze zoekt.

Het probleem

Waarom projectdocumenten zoek raken

Bij een bouwproject hoort een stroom aan documenten: een offerte, foto's van de bouwplaats, inkoopbonnen, een opleveringsrapport. In de praktijk belanden ze op een netwerkschijf vol mappen, in wisselende mailboxen en op telefoons. Iedereen ordent net iets anders, en na verloop van tijd weet niemand meer waar iets staat.

Dat wreekt zich op het verkeerde moment: als de opdrachtgever vraagt om een foto van vóór de sloop, of als bij de eindafrekening de onderbouwing van een post nodig is. Dan begint het zoeken. Documentbeheer waarin een document aan zijn project of werk hangt, maakt dat zoeken overbodig.

Hoe het werkt

Documenten aan een object, niet in een map

Gekoppeld aan project, werk, relatie, factuur of werkbon — daar waar u het later zoekt.

Documenten centraal bewaard

Bewaar projectdocumenten op één plek binnen Bouwbaas, in plaats van verspreid over mappen op een netwerkschijf en in mailboxen.

  • Eén centrale plek
  • Geen losse mappen
  • Toegankelijk voor het team

Gekoppeld aan waar het bij hoort

Een document hangt aan het project, het werk, de relatie, de factuur of de werkbon waar het bij hoort. Zo staat het waar u het zoekt.

  • Aan project en werk
  • Aan relatie en factuur
  • Aan de werkbon

Foto's, offertes en inkoop

Van foto's van de bouwplaats tot uitgebrachte offertes en inkoopdocumenten: alles wat bij een project hoort, staat bij dat project.

  • Foto's van locatie
  • Offertes
  • Inkoopdocumenten

Sneller terugvinden

Doordat documenten aan een object hangen in plaats van in een mappenstructuur, vindt u ze terug via het project of de relatie — niet door te zoeken wie het waar had opgeslagen.

  • Via het project
  • Via de relatie
  • Zonder zoekwerk
Wilt u zien hoe een foto of offerte bij het juiste project belandt?Vraag een demo aan
Onderdeel van het geheel

Documenten waar u toch al werkt

Documentbeheer in Bouwbaas is geen apart archiefsysteem waar u naartoe moet. Het zit bij het werk zelf. Op de digitale werkbon voegt de uitvoerder een foto toe; bij het verwerken van een inkoopfactuur hangt het document aan de boeking; in de projectadministratie staan alle documenten van het project bij elkaar.

Doordat documenten zo aan de onderdelen hangen waar u toch al werkt, ontstaat het dossier vanzelf. U hoeft niet apart te archiveren; het bewaren gebeurt op het moment dat het document in beeld is. En terugvinden gaat via het project of de relatie, niet via een mappenboom die niemand consequent bijhoudt.

Vragen

Veelgestelde vragen over documentbeheer

De vragen die bouwbedrijven ons het vaakst stellen over documenten in Bouwbaas.

Wat is documentbeheer in de bouw?

Documentbeheer in de bouw is het centraal bewaren en ordenen van alle documenten die bij uw projecten horen: tekeningen, foto's, offertes, inkoopdocumenten, werkbonnen en meer. In Bouwbaas bewaart u die niet in losse mappen, maar gekoppeld aan het project, het werk, de relatie, de factuur of de werkbon waar ze bij horen — zodat ze staan waar u ze zoekt.

Aan welke onderdelen kan ik documenten koppelen?

U koppelt documenten aan het project, aan een specifiek werk, aan een relatie, aan een factuur of aan een werkbon. Doordat een document aan zo'n object hangt, vindt u het terug via dat object in plaats van via een mappenstructuur. Een foto van de bouwplaats staat bijvoorbeeld bij de werkbon, en een offerte bij de relatie én het project.

Kan ik foto's van de bouwplaats bewaren?

Ja. Foto's die op locatie bij een werkbon worden gemaakt, komen bij die werkbon en daarmee bij het project. Zo is later duidelijk wat er op de bouwplaats is gebeurd — handig voor de facturatie, bij vragen van de opdrachtgever en voor de dossiervorming.

Voorkomt dit de wildgroei aan losse mappen?

Dat is precies het doel. In plaats van een mappenstructuur op een netwerkschijf, waar iedereen zijn eigen ordening aanhoudt, hangen documenten in Bouwbaas aan het object waar ze bij horen. Daardoor is er één logische plek per document en verdwijnt de vraag 'waar had ik dat ook alweer opgeslagen'.

Waar staat het documentbeheer ten opzichte van de rest?

Het documentbeheer is onderdeel van hetzelfde platform als uw projecten, relaties en facturatie. Doordat documenten aan die onderdelen hangen, is het geen apart archiefsysteem maar een natuurlijk onderdeel van uw project- en werkadministratie. U werkt met documenten op de plek waar u toch al werkt.
Verder lezen

Waar documenten aan hangen

Projectadministratie voor de bouwAlle documenten van een project bij elkaar, bij het juiste werk.
Digitale werkbon voor de bouwFoto's en documenten die op locatie bij de werkbon worden toegevoegd.
Inkoopfacturen automatisch verwerkenHet factuurdocument hangt aan de boeking en het project.
Bouwsoftware voor uw hele bedrijfHoe documentbeheer samenhangt met projecten, relaties en facturatie.

Vind elk projectdocument terug waar u het zoekt

In een demo van dertig minuten laten we zien hoe documenten, foto's en offertes aan uw projecten en relaties hangen — zonder wildgroei aan losse mappen.

Plan een demo