Inkoopfacturen automatisch
verwerken in de bouw.
Sleep een inkoopfactuur erin en laat scan & herken de leverancier, bedragen en btw uitlezen. U controleert, koppelt aan het juiste project en boekt — zonder overtypen. De herkenning is zeer voordelig, en de projectkosten lopen meteen mee.
Hoe verwerkt Bouwbaas inkoopfacturen?
U sleept een inkoopfactuur (PDF of foto) in Bouwbaas. Scan & herken leest de leverancier, het factuurnummer, de datum, de bedragen en de btw uit, zodat u die niet overtypt. Na controle koppelt u de factuur aan het juiste project of werk en aan de grootboekrekening en boekt u hem — waarna de kosten en verplichtingen meteen zijn bijgewerkt.
Waarom inkoopfacturen zoveel tijd opslokken
Een bouwbedrijf dat draait, krijgt stapels inkoopfacturen: van de bouwmarkt, de groothandel, de verhuurder van materieel, de onderaannemer. Elke factuur moet worden overgetypt, gekoppeld aan het juiste project en op de juiste grootboekrekening geboekt. Dat is precies het soort werk dat blijft liggen, want het is bewerkelijk en niemand doet het graag.
En zolang de facturen blijven liggen, weet u niet wat een project werkelijk heeft gekost. De inkoop is dan een blinde vlek in de kostenbewaking: de uren lopen mee, maar de materiaalkosten en onderaanneming druppelen pas weken later binnen. Automatische factuurverwerking haalt het overtypwerk weg, zodat de inkoop de uitvoering bijhoudt.
Van gesleepte factuur tot geboekte post
De herkenning doet het invoerwerk; u houdt de controle en de koppeling aan het juiste werk.
Uploaden of slepen
Sleep een PDF of foto van de inkoopfactuur in Bouwbaas, of stuur hem door naar de administratie. Meerdere facturen tegelijk kan ook.
- PDF en afbeelding
- Slepen of doorsturen
- Meerdere tegelijk
Scan & herken
Bouwbaas leest de factuur uit: leverancier, factuurnummer, datum, bedragen en btw worden automatisch herkend, zodat u ze niet overtypt.
- Leverancier herkend
- Factuurnummer en datum
- Bedragen en btw
Controleren en koppelen
U controleert de herkende gegevens, koppelt de factuur aan het juiste project of werk en aan de grootboekrekening. Klopt alles, dan boekt u met één handeling.
- Herkenning controleren
- Aan project of werk
- Aan het grootboek
Geboekt en bewaakt
De geboekte factuur telt mee in de projectkosten en de verplichtingen. De administratie loopt zo mee met de uitvoering in plaats van erachteraan.
- In de projectkosten
- Verplichting in beeld
- Klaar voor betaling
Herkenning voor minder dan een cent per factuur
Automatische factuurherkenning was lang iets voor grote organisaties met een dure oplossing. In Bouwbaas kan het zeer voordelig: de herkenning wordt aangeboden voor minder dan een cent per herkenning, mits dat prijsmodel op het moment van gebruik nog geldt. Daardoor is het ook voor een middelgroot bouwbedrijf de moeite waard om élke inkoopfactuur automatisch te laten uitlezen in plaats van alleen de grote.
Herkenning is geen blinde boeking
Automatisch betekent niet ongecontroleerd. De uitgelezen gegevens staan klaar ter controle; u ziet wat er is herkend en corrigeert waar nodig voordat u boekt. Zo combineert u de snelheid van herkenning met de zekerheid van een menselijke eindcontrole — belangrijk, want een factuur is uiteindelijk een betaling.
In vier stappen van factuur naar boeking
Factuur binnen
Een inkoopfactuur komt binnen als PDF of foto. U sleept hem in Bouwbaas of stuurt hem door naar de administratie.
Automatisch uitlezen
Scan & herken leest de kopgegevens en bedragen uit. De factuur staat klaar ter controle in plaats van als leeg formulier.
Koppelen aan het werk
U koppelt de factuur aan het juiste project of werk, zodat de kosten op de goede plek landen voor de kostenbewaking en nacalculatie.
Boeken
Na controle boekt u de factuur op de juiste grootboekrekening. De verplichting en de projectkosten zijn meteen bijgewerkt.
Veelgestelde vragen over inkoopfacturen
De vragen die bouwbedrijven ons het vaakst stellen over het verwerken van inkoopfacturen.
Waar de inkoopfacturen op aansluiten
Laat uw inkoopfacturen zichzelf invoeren
In een demo van dertig minuten laten we zien hoe scan & herken uw inkoopfacturen uitleest en aan het juiste project koppelt — en wat dat scheelt aan overtypwerk.
Plan een demo